• Stephanie Biebel

Productivity hacks: Wie du Effizienz und Effektivität im B2B Sales steigerst

Wer kennt das nicht: Der Kalender ist komplett voll, kaum noch eine Lücke zu finden und die Frage wann mache ich eigentlich meine Kundenpräsentation fertig oder wann soll ich da noch Akquise machen? Mich fragen immer wieder Kollegen wie ich es schaffe so schnell und effizient zu sein, dass ich weitaus mehr Aktivitäten am Tag schaffe als ein durchschnittlicher Seller und hier kommt mein Geheimnis: Struktur & Disziplin ;-)


Mindshift:

Was mich früher immer sehr demotiviert hat ist, dass du eigentlich nie fertig bist mit deiner Arbeit. Dieses Gefühl ist generell sehr unbefriedigend. Daher musst du dir dieses Glücksgefühl, mit allem fertig geworden zu sein, künstlich erzeugen, denn das ist für deine innere Zufriedenheit extrem wichtig.


Und los gehts mit meinen Tipps, wie ich meinen Alltag im Sales gestalte, um das Maximum raus zu holen und am Ende des Tages zufrieden einzuschlafen :-)


Tipp 1: Aufgaben runterbrechen und gut verteilen

Ich habe mir das aus der agilen Softwareentwicklung ein wenig abgeschaut - genau gesagt von der Scrum Methode. Hier hat man meistens zwei Wochen Sprints und man muss sich genau überlegen welche Anforderungen = Aufgaben zu erledigen sind und was sich auch in dem Zeitraum realistisch ausgeht.


Ich wende das auf wöchentlicher Basis an und erscheint eine Aufgabe sehr groß und mühsam zB wie eine Präsentation, dann breche ich es auf Teilaufgaben runter und verteile sie auf die Woche. So habe ich am Ende jeden Tages ein sehr gutes Gefühl etwas erledigt/geschafft zu haben. Wichtig ist hier auch mit den schwierigsten Aufgaben gleich in der Früh zu starten, wo du noch fit und motiviert bist ;-)


Warum nicht einfach alles an einem Tag erledigen? Eine Präsentation nimmt zB in Summe 6 Stunden in Anspruch, aber du hast an einem Tag keine 6 Stunden Zeit am Stück, denn du musst ja noch Emails beantworten, Termine wahrnehmen und Kunden neu akquirieren. Du wirst dauernd unterbrochen und fängst dann jedes Mal wieder neu an dich einzufinden. Und da sind wir auch gleich bei dem nächsten Tipp.


Tipp 2: Touch it ones - Disziplin ist gefragt

Wenn du etwas anfängst dann mach es fertig - sei konsequent. Das musste ich auch erst lernen, denn es gibt so viele verlockende Ablenkungen wie zB Emails die rein flattern oder auch die netten Kollegen, die etwas mit dir zu besprechen haben.


Du kannst extem viel Effizienz heraus holen, wenn du eine Sache anfängst und durchziehst. Jedes mal wenn du sie nochmal und nochmal und nochmal startest verlierst du an Zeit.


Weil wir gerade bei den lieben Kollegen und Ablenkung waren hier mein nächster Tipp.


Tipp 3: Schotte dich visuell ab

Ok ich weiß derzeit ist das vielleicht nicht so wichtig, da wir im Home Office sitzen, aber ich habe gelernt, dass gerade Großraumbüros oder eine extrem offene Kultur der Killer der Produktivität sind. Versteh mich nicht falsch ich finde offene Kommunikation super, aber wenn deine Manager immer im Raum steht, wenn ihm gerade wieder etwas eingefallen ist plus deine Kollegen auch vorbei kommen, wenns mal was zu erzählen gibt, dann ist mehr als schwierig den Fokus zu behalten.


Es braucht hier ganz klare Regeln für alle, die helfen sollen produktiv arbeiten zu können, aber natürlich genug Raum lassen, um sich zu entfalten. In modernen großen Unternehmen gibt es zB Fokusräume wo man sich zurück ziehen kann. Wenn ich mich an meine Start-up Zeit zurück erinnere, wäre das von der Infrastruktur gar nicht machbar gewesen. Hier empfehle ich sich visuell abzuschotten zB setze ein Headset auf, denn dann quatscht dich auch nicht dauernd der Kollege von der Seite an und auch dein Manager versteht, dass du gerade beschäftigt bist ;-)


Wenn ich es dann geschafft habe alle Störungen um mich herum auszuschalten drehe ich auch alle meine weiteren Kommunikationskanäle ab, um nicht abgelenkt zu werden also zB Handy in weite Ferne legen, Social Channels abdrehen, auch das Mail Programm schließen und Teams auf do not disturb.


Probiere es mal aus und du wirst erstaunt sein wie sich deine Produktivität steigern wird.


Tipp 4: Wichtig vor allem im Home Office > Plane Pausen in deinem Kalender ein

Mach Pausen!!! Um deine Produktivität zu steigern ist dies enorm wichtig. Vor allem im Home Office arbeiten wir oft durchgängig ohne Pipi-Pause und ich musste mich hier auch erstmal aus dem Meeting Marathon raus ziehen.


Geh vielleicht mal 10 Minuten nur raus an die Luft oder leg eine Trainingseinheit am Nachmittag ein - das hilft wirklich enorm.


Was mir extrem geholfen hat, ist bei Outlook die Regel zu hinterlegen, dass jeder Termin der bis zu einer Stunde ist 5 Minuten früher endet und längere Termine 10 Minuten früher enden. Damit hast du schon automatisch die Pause eingeplant und auch die Teilnehmer wissen das zu schätzen :-)


Auch für Emails & Social Channels Pflege empfehle ich dir eine geplante Pause, da es ein enormer Zeitfresser sein kann.


Tipp 5: Strukturiere den Tag mit To Do Listen

Ich weiß old school, aber To Do Listen helfen dir dich zu strukturieren und führen zu happy moments (egal ob analog oder digital - choose your tool). Am besten du startest in den Tag mit maximal 6 To Dos und priorisiere diese indem du sie unterteilst in dringend und/oder wichtig. Dann überlege dir wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt. Sollte etwas unerwartetes passieren (was meistens vorkommt), sollte nicht die wichtigste Aufgabe vom Zettel rutschen.


80% all deiner Aufgaben sollte Ergebnisorientiert sein - frag dich bei jeder Aufgabe auf deiner To Do Liste was passiert wenn du das nicht machst und ist die wirklich notwendig?


Falls du gerade so wie ich einen Fokus auf Kaltakquise hast plane diese vor allem DI-DO ein. Wenn deine Pipeline eher leer ist dann 4 Stunden pro Tag, wenn du schon Kunden hast reichen auch 2 Stunden pro Tag, um die Pipeline stetig am Leben zu erhalten.


Last but not least - Clean your table! Nein keine Sorge ich bin nicht deine Mama, aber es ist psychisch enorm wichtig den Tag abzuschließen und frei im Kopf zu sein. Sonst kommt meistens der Hamster im Rad, der dich nachts nicht schlafen lässt, weil du zu viele offene Punkte im Kopf hast.


Egal ob du mit Post-its, To Do Listen oder sonstigen Hilfsmittel arbeitest. Räum am Ende des Tages nochmal alles auf, sodass du am nächsten Tag immer clean in den Tag startest. Damit meine ich sowohl einen alle offene geblieben To Dos für die nächsten Tage einzuplanen und zu strukturieren als auch einen aufgeräumten Schreibtisch.


Tipp für Manager: Got a minute?

Falls du ein Team führst habe ich gelernt, dass es mir enorm geholfen hat auch hier Struktur reinzubringen. Das typische: 'Hast du mal kurz eine Minute', kennen wir doch alle nur zu gut, und wer sagt da schon Nein? Mein Team hatte immer Prio 1 also habe ich natürlich auch immer meine aktuelle Aufgabe unterbrochen.


Ich habe in 'The Ultimate Sales Machine' zum ersten Mal von den 'Got a Minute' Blockern gehört, und ich finde die Idee einfach genial. Gib einfach 2 mal am Tag einen 30 Minuten Blocker in deinen Kalender und nenne ihn Got a Minute. Dein Team weiß dann ganz genau, dass sie zu diesen Blockern ungefragt kommen können, wenn sie etwas brauchen.


Das funktioniert übrigens auch in unseren aktuellen Situation - einfach ein virtuelles Meeting aufsetzen und 30 Minuten laufen lassen. Wenn wer reinkommt ist es fein und wenn nicht auch gut, aber so bist du für dein Team immer erreichbar und es kommt nicht jeder unkoordiniert auf dich zu.


Quantität vs. Qualität deiner Aktivitäten

Es hilft natürlich alles nichts, wenn du extrem produktiv bist, aber die falschen Dinge tust. Hier gibt es aber leider keine Zauberformel, die ich dir mitgeben kann. Was die Effektivität angeht empfehle ich dir hinter all deinen Aktivitäten KPIs zu setzen und in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, wie sich diese Zahlen verändern.


Zum Beispiel Outbound Aktivitäten:

Ziel ist deine Pipeline zu füllen und du hast zB 5 verschiedenen Aktivitäten, wie neue Leads entstehen können. Schreibe alle Aktivitäten auf, teste sie für 2 Wochen und überprüfe dann das Ergebnis. Adaptiere aufgrund der Learnings und teste nochmal 2 Wochen. Fokussiere dich dann immer mehr auf die Dinge, die wirklich etwas bringen.


Wie organisiere ich aktuell meinen Tag als Seller

Aktuell habe ich keine Teamverantwortung und kann mich voll und ganz auf mich selbst konzentrieren.


1. Ich starte erstmal so um 8:00 mit Emails checken und schaue ob am Vortag noch etwas rein gekommen, das meinen Tag heute beeinflusst.


2. Dann erstelle ich bis spätestens 9:00 meine To Do Liste für den Tag und gebe mir dafür auch Blocker in meinen Kalender. An diese versuche ich mich auf wirklich strikt zu halten sonst ist die Planung für die Katz.


3. Ich gebe zu ich arbeite dann mal bis Mittag komplett durch. Aber Meetings, die ich aussende enden ja 5 Minuten früher also gehen sich Pipi-Pause oder auch mal was zum Trinken holen gut aus.


4. Um 12:00 habe ich dann einen Lunch Blocker bis 13:00 in meinem Kalender und da fährt auch wirklich die Eisenbahn drüber. Das Schöne ist, dass bis jetzt auch niemand versucht hat einfach drüber zu buchen ;-)


5. Weiter gehts nach einem entspannten Lunch bis am Nachmittag. Hier lege ich dann jeden Tag eine Sporteinheit ein, um den Kopf wieder frei zu bekommen. Danach bin ich umso produktiver bis zum Abendessen.


> Wenn ich an dem Tag Fokusaufgaben habe, wo ich alle meine anderen Kanäle abdrehe plane ich danach auch Email/Rückruf Slots ein.


> In meinem Kalender finden sich ebenso Outreach Blocker wo ich aktiv an meiner Pipeline arbeite. Im Moment sind das gerade sehr viele, da ich erst 3 Monate im Unternehmen bin und das derzeit mein Fokus ist.


6. Was ich wirklich jeden Abend mache - egal wie spät - ist meinen Tisch aufzuräumen. Meistens kleben da überall Post-its und auf meinem Block lauter Notizen aus Kunden Calls. Alles wird digitalisiert und der Tisch aufgeräumt, damit ich am nächsten Tag wieder sauber in den Tag starten kann!

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